UiPath Genel Müdürü Tansu Yeğen, kurduğu UiPath ofisinin resmi lansmanını ekim ayı sonunda yaparken son derece heyecanlı ve mutlu görünüyordu. Bilgi teknolojileri ve telekomünikasyon alanında 25 yıllık deneyime sahip olan Yeğen’in büyük kurumsal şirketlerdeki güçlü pozisyonlarının ardından şu anda en hızlı büyüyen teknoloji şirketi konumunda olmasına karşın daha küçük olan UiPath’ten duyduğu heyecan, yeni bir değişim dalgasını yakalamış olmasından kaynaklanıyor. Dünyada 250 binin üzerinde sertifikalı uzmanıyla UiPath, RPA çözümüyle kurumların dijital dönüşümünü etkin destek sağlıyor. Romanya’da 2005 yılında kurulan ve merkezi şu anda New York’ta bulunan UiPath, Kuzey Amerika, Avrupa ve Asya’da bulunmakta olup 15 ülkede faaliyetlerini sürdürüyor
Heyecanın ve mutluluğun sebebini açıklayan bu olgu, sadece sembolik de değil. Yeğen, “Robot yazılımlar çalışan memnuniyetini yüzde 80 artırıyor” diyor. İnsanlardan öğrenerek onların işini yapan bu robot yazılımların insanları memnun etmesini sağlayan, onlara çalıştıkları şirketlerin verimliliğini ve rekabet gücünü artıracak çözümler yaratmaları için gereken zamanı sağlamaları.
Kurumsal RPA pazarında lider konumda olan UiPath, dünyada bin 800 civarında özel ve kamu kurum tarafından kullanılıyor. UiPath’in yazılım robotları hızlıca kurumlara uyum sağlamaları ve çalışanların tekrarlanan işlerini onlar adına daha hızlı ve hatasız gerçekleştirebilmelerini sağlıyor. Bu sayede kurumların verimliliği ve bilgi işlem operasyonları kolaylaşırken çalışan memnuniyeti artıyor.
ABD ve Japonya’da görünür hale gelmeye başlayan robotik süreç otomasyonu (RPA) Avrupa’da da gelişiyor. UiPath’in bu yeni teknolojiye dayanan kendi iş modeli, birlikte ve verimli çalışmaya dayanması nedeniyle şirketin içindeki mutluluğu da artırıyor. Yeğen, UiPath’in İtalya ofisinin kuruluşuna da destek verirken oradaki ofise gitmeden ve ekiple yüz yüze gelmeden çalışıyor. Bugünün teknolojisi buna olanak tanıyor.
Yeğen, bu yaklaşımı kendi ofis operasyonlarına da yansıtmaya ve bu şekilde değer yaratmaya kararlı. Türkiye’deki şirketlerin arayışları ile hızla gelişen robotik süreç otomasyonun birleştirmekteki bu kararlılığı “Ülkemizdeki kurumlar verimliliklerini artırmak, çalışanlarının memnuniyetini artırmak ve dijital dönüşümlerini hızlandırmak için devamlı yeni çözümler değerlendiriyorlar. Ekibimle birlikte özel ve kamu sektöründeki kurumlarla yakın çalışarak, UiPath’in Robotik Süreç Otomasyonu ve Yapay Zeka teknolojisi sayesinde öncelikle tekrarlanan süreçlerinin yazılım robotları tarafından yapılmasını sağlayacağız. Bu sayede kurumların hızlanmasına, çalışan memnuniyetlerinin artmasına ve masraflarının da azalmasına destek olacağız” şeklinde ifade ettiği bir stratejiyi oluşturmasını sağlamış.
Bunun aksiyon tarafı da hiç geride kalmıyor. Yeğen işin bu yanını, “Telekomünikasyon, finans, sigorta, perakende, enerji başta olmak üzere birçok farklı sektördeki şirketler ülkemizde UiPath’in robotik süreç otomasyonu çözümünü kullanıyor ya da değerlendiriyor. Bunun yanında, önde gelen bilgi teknolojileri ve danışmanlık şirketleri, ülkemizdeki kurumlara bu çözümü sunmak üzere UiPath’in yetkili iş ortağı oldular” şeklinde konuşuyor.
Forrester Research, 2017’de 507 milyon dolar olan RPA pazarının, 2021’de 3,3 milyar dolara ulaşmasını bekliyor. Bu rakam, Yeğen İstanbul ofisini açarken UiPath’in ulaştığı değer eşit.
2018 yılının ilk yarısında 100 milyon dolar yıllık tekrarlanan ciroya ulaşan UiPath, Forrester Wave: Robotic Process Automation’ın 2018’in ikinci çeyreğine ait değerlendirmesinde, “yazılımın özellikleri”, “pazarda kabul görme” ve “strateji” kategorilerinde en yüksek puanı aldı. RPA ve yapay zeka desteği, kurumların işlerinin her yönden hızlanmasını sağlayarak yüzde 75’lere varan verimlilik artışı sağlıyor. Aynı zamanda robot yazılımlar, çalışanların toplam işleri içinde ortalamada yüzde 40 civarında yer alan tekrarlanan işleri üstlendikleri için, çalışan memnuniyeti de yüzde 80 artış gösteriyor. Bu denklemi kuran Yeğen, önümüzdeki 10 yıl içinde ülkelerin bu teknolojiyi kullanarak ekonomilerinde her yıl yüzde 1 oranında büyüme sağlamalarının beklendiğine de dikkat çekiyor.
UiPath’in, RPA çözümlerine daha fazla yapay zeka ve makine öğrenimi algoritmalarını eklemesi ve kurumlara daha iyi hizmet verebilmek için tüm dünyadaki genişlemesini sürdürmesi, şirketi güçlü bir dalga içinde güçlü bir konuma yerleştiriyor. Yeğen, kariyerine başladığı güçlü Digital’ın bu dalgalardan birine kurban gitmesinden beri dalgalarla düşünmeyi seviyor.
Yeğen, kurumsal teknolojilerin geçirdiği altı ana evreyi, ana sistemler (mainframe), kişisel bilgisayarlar, kullanıcı arayüzleri, internet, mobil ve bulut olarak sıralıyor ancak bu basit bir liste değil. Yeğen “Ancak çok ilgi çekici bir şey var. Her biri çıktığında başlangıçta bu yeni teknolojilere şüpheyle bakan kurumsal şirketler hemen sonrasında bu teknolojileri kullanmaya başladı. Sorguladığımız her şey kurumlar tarafından yoğun olarak kullanıldı” diyor.
Yeğen, Endüstri 4.0 olarak tanımlanan dördüncü sanayi devrimi sırasında ortaya çıkan ve birbiri ile bağlanamayan yeni unsurların RPA’in gelişmesi için gereken koşulları oluşturduğunu ifade ediyor: “Birbirine bağlanamadıkları için birbirine bağlı cihazlar, son iki yılda üretilen verinin insanlık tarihi oyunca üretilen bütün verilerden daha fazla olması nedeniyle büyük veri, insan kaynağının açık işlerin gerektirdiği özellikler karşılamaması nedeniyle uzaktan serbest çalışma kavramları ortaya çıktı.”
ABD’de 6,3 milyon işsiz ve 6,9 milyon açık pozisyon bulunması, bu kavramlar kadar yaşanan dönüşümün yarattığı koşullara da ışık tutuyor. Beceriler ihtiyaçları karşılamadığı için şirketlerin uzaktan serbest çalışma gibi çözümler oluşturmasının yeterli olmadığını belirten Yeğen, RPA’nın bu alanda önemli bir boşluğu doldurma gücüne sahip olduğunu vurguluyor.
Dış kaynak çağrı merkezlerinden CMC Türkiye, kendi saha bilgisini RPA ile 10 kişinin işini bir yazılım yapabilirken çalışanlar da bu sayede tekdüze işlerden sıyrılıp daha verimli olabilecekleri alanlara yönelebildiği ifadesiyle ortaya koyuyor. Yeğen’in sözlerini destekleyen bu açıklama, örneklerle de destekleniyor.
Her araç kiralandığı ve kiradan döndüğü zaman resmi ilgili devlet kurumuna giriş yapılması zorunluluğu ile karşı karşıya olan bir araç kiralama şirketi, CMC RPA uygulaması ile bütün işlemler tek bir PC ile otomatik olarak yapılabiliyor. CMC’nin bire 10 karşılaştırması, bu örneği baz alıyor.
Yeğen, RPA sistemlerinin insanların davranışlarını tekrar edebilmesinin yanında makinelerin insan gibi görmesini sağlayan bilgisayar görüsü (computer vision) sayesinde çok daha ileri bir birlikte çalışmaya olanak tanıdığına işaret ediyor. Bu boyut, RPA’nın gerçekte o kadar da hızlı gerçekleşmeyen dijital dönüşümün önemli bir açığını da kapıyor ve sıçrama olanağı yaratıyor. Dijital şirket deyince ABD’de Amazon’un adını vermek kolayken Türkiye’de bu özelliklere sahip şirketlerle bir elin parmakları boyunca gidilememesi, bu alandaki değişimin Türkiye açısından daha büyük sonuçlar yaratabileceği beklentisini güçlendiriyor.
Bunun için yapay zeka ile iş süreçleri optimizasyonunu bir arada düşünerek hareket etmek gerekiyor. İş süreçleri optimizasyonu zaten verimlilikleri artıma zorunluluğu sayesinde ilerliyor. Yapay zeka ise, şirketlerin artık bunun bir illüzyon olmadığını ve arkasının dolu olduğunu anlamasına bağlı olarak kurumsal dünyada daha fazla ilgi görmeye başladı.
Yeğen, “Yapay zeka ve dijital dönüşüm konusunda tweet atmak eğlenceli ancak yapay zeka ile ilgili bazı konuları da doğru konumlamak gerekiyor. Yapay zeka gelişirken tek bir yapay zeka şirketi hakim hale gelmiyor ve gelecekte de böyle olmayacak. Yapay zekanın kendi başına bir yazılım olarak da gücü sınırlı kalacak. Bunun şirketlerin yapısına adapte edilmesi ve iş süreçlerinin bir parçası haline getirilmesi gerekiyor. Bu da farklı çözümleri geliştirmeyi gerektiriyor” şeklinde konuşuyor.
Bunun yanında RPA projelerini bekleyen başka zorluklar da bulunuyor. UiPath’in rakiplerinden Automation Anywhere’den Ankur Kothari, “Robotik süreç otomasyonunda tam verimliliği sağlamak için ilk oturumda başarıya ulaşmak yetmiyor” sözleriyle bunun dijital dönüşüm içinde bir yolculuk olduğuna dikkat çekiyor. Şirketlerin dijital dönüşüm yolculuklarının günümüzdeki flaş unsurlarından biri olan RPA’in şirketlerin içinde uygulanması, sonuçta bir dönüşüm süreci geliştirmesi nedeniyle iyi kurgulanması gereken bir proje. Automation Anywhere Kurucu Ortağı ve CRO’su Ankur Kothari, “Bir strateji çerçevesinde belirlenen robotik süreç otomasyonu projeleriyle bir ivme oluşturarak, her geçen gün daha kompleks iş süreçlerini otomasyonla çözebilir olmak kritik önem taşıyor. Bu sayede yatırımın geri dönüşü sürdürülebilir hale geliyor” şeklinde konuşuyor. Automation Anywhere, iş süreçlerini robotlarla iyileştirirken yüksek verimlilik sağlamak için yapılması gerekenleri yedi adımlık bir yol haritası altında topluyor:
1. Üst düzey bir destekçi belirleyin
Robotik süreç otomasyonunu iş süreçlerine entegre etmek için, mevcut sistemleri tümüyle yenilemek gerekmiyor. Pek çok RPA aracı, gerekli eğitimleri alan son kullanıcıların kolaylıkla yönetebileceği kadar sezgisel bir yapıda tasarlanıyor. Ancak otomasyona alınan süreçlerin mevcut IT yapılanmasıyla uyumlu çalışıp çalışmadığını denetlemek gerekiyor. Ayrıca robotik süreç otomasyonuna yapılan yatırımın tek bir görevi değil, tüm organizasyonu nasıl dönüştüreceğine ilişkin kapsamlı ve stratejik bir vizyon gerekiyor. Bunun için şirketlerin RPA projelerine hem bütçeyle ilgili beklentileri çözüme kavuşturabilecek hem de kullanıcıya dönük konularda inisiyatif alabilecek üst düzey yönetimden bir destekçi atamaları tavsiye ediliyor.
2. Merkezi bir iş planı oluşturun
Şirketler genelde robotik süreç otomasyonunu tek bir iş sürecinde test edip, başarılı olması durumunda bir başka sürece uygulama yolunu izliyor. Ancak bu tip dönüşüm yolculuklarında, küçük başarıları bütün şirketi dönüştürecek bir ölçeğe taşımakta zorluk yaşanabiliyor. Automation Anywhere, böylesi bir senaryodan kaçınmak için ilk adımda merkezi bir vizyon ve iş planı kurgulayıp, daha sonra da buna bağlı kalmayı öneriyor.
3. Eğitimi kurum geneline yayın
Robotik süreç otomasyonu kurum içinde kabul görmeye başladığında, daha fazla verimlilik, üretkenlik ve maliyet tasarrufu için irili ufaklı pek çok fırsat kendini gösterir. Ancak tüm bu fırsatları, şirketin genel RPA stratejisiyle uyumlu biçimde değerlendirebilmek için çalışanların eğitilmesi gerekiyor. Bu döngünün öncelikle “eğitmenlerin eğitimi” ile başlayacağını belirten Ankur Kothari, “Eğitmenlerin RPA ile elde edilebilecek faydaları tümüyle anlaması son derece önemli. Hangi iş süreçlerinin robotik otomasyona uygun olduğunu bilmeleri, gittikçe daha karmaşık süreçleri otomatik hale getirebilmek için RPA kurulumlarını nasıl geliştireceklerini çözümlemeleri gerekiyor.” diyor. Eğitmenler bu bilgi birikimine sahip olduklarında, bunun çalışanlara, yöneticilere ve RPA stratejisinin diğer paydaşlarına aktarmak kolaylaşıyor.
4. Geliştirme, test ve üretim ortamlarını ayrı tutun
Sistem geliştirme yaşam döngüsündeki en iyi pratiklerden biri, uygulamaları geliştirmek, test etmek ve sonrasında üretime almak için ayrı ortamlar oluşturmaktır. Botların geliştirme ortamında oluşturulması, test ortamında işlevselliğinin değerlendirilmesi gerekiyor. Sadece test ekibinin yeşil ışık yaktığı botların üretime geçmesi projenin başarısı için büyük önem taşıyor.
5. RPA görevlerine öncelik verirken şeffaflık sağlayın
Dijital dönüşüm atılımında, şirketteki herkesin ana hedeflerin bilincinde olmasını sağlamak başarıyı getiriyor. Bu nedenle hangi iş süreçlerinin nasıl bir sıralamayla robotik otomasyon projesine dahil edileceğini objektif bir çerçevede belirlemek gerekiyor.
6. Otomasyon kararlarını düzenli olarak yeniden değerlendirin
Robotik otomasyona geçen süreçleri yöneten kullanıcılarla sürekli iletişim kurmak, dönüşüm sonrası her şeyin doğru işlediğini garanti altına almayı sağlıyor. İyi işleyen süreçlerin sorunlu biçimde otomasyona alınmasını ya da kötü işleyen süreçlerin iyileştirilmeden önce robotik otomasyona geçmesini önlemek ancak böyle mümkün oluyor.
7. Başarıyı paylaşın
Robotik süreç otomasyonu hassas bir konu başlığı olduğu için, özellikle kurum çalışanlarına bu dönüşümün nasıl işlediğini açık ve net biçimde anlatmak gerekiyor. RPA dönüşümü boyunca yöneticilerin en önemli görevlerinden biri de RPA ile çözülmesi mümkün olan ve olmayan süreçlerin anlatılması oluyor. Robotik süreç otomasyonu nedeniyle işini tehdit altında hisseden çalışanlara, bu teknolojinin kendilerine nasıl fayda sağladığını açıkça anlatarak endişeleri gidermek kolaylaşıyor.